Mencatat Transaksi Pembayaran dari Pasien dengan Merchant Card

Penulis pernah mendapat pertanyaan saat memberikan Pelatihan ACCURATE di salah satu Rumah Sakit ternama di daerah Jakarta Utara.
Pertanyaannya adalah, “Bagaimana cara untuk mencatat Transaksi Pembayaran dari Pasien dengan Merchant Card, misal memakai kartu kredit Visa, Master, Debet atau sejenisnya?”
Dan “Bagaimana cara untuk men-sinkronkan transaksi Merchant Card dengan dana yang tercatat secara Kredit di Rekening Bank?”

Apakah Anda tahu bagaimana caranya?
Caranya adalah:
1. Sebelumnya buatlah terlebih dahulu akun dari setiap Merchant Card yang ada ke dalam daftar akun di ACCURATE, dengan tipe akun = Cash/Bank. Sebagai contoh : Merchant Card BCA.

2. Saat mencatat transaksi pembayaran dari Pasien, pilihlah akun Merchant Card yang bersangkutan di kotak “Bank” di Penerimaan Pelanggan/Customer Receipt.

                                                                           
3. Masukkan tanggal transaksi tersebut di kotak “Payment Date” dan di kotak “Cheque Date”.

                                                                                                                                                                         
4. Saat Dana dari Merchant Card tersebut masuk ke Rekening Bank, buatlah Bukti Jurnal Umum/Journal Voucher dengan cara :
a. di Form Journal Voucher, isikan tanggal sesuai dengan tanggal masuk dana di rekening Koran.

b. pilihlah akun Bank yang bersangkutan (misal: BCA) dan masukkan nilainya di kolom Debit.












c. Pilihlah akun Merchant Card BCA dan masukkan nilainya di kolom Credit.

                                                               
d. Simpanlah transaksi tersebut
5. Otomatis saldo Merchant Card BCA pada tanggal tersebut akan Nol karena angkanya telah kita pindahkan ke akun Bank BCA.

Menampilkan Keterangan yang Sama di Kotak Memo bagian Atas dan Tengah di Form Pembayaran Lain/Other Payment di ACCURATE dengan Cara Copy Paste

Penulis pernah mendapat pertanyaan dari salah satu pengguna ACCURATE, saat memberi Pelatihan di kantornya.
“Bagaimana Cara untuk Menampilkan Keterangan yang Sama di Kotak Memo bagian Atas dan Tengah di Form Pembayaran Lain/Other Payment di ACCURATE dengan Cara Copy Paste?”
Customer saya ini tidak mau repot-repot mengetik keterangan yang sama untuk yang kedua kali di kotak memo tengah dan ingin melakukan Copy Paste untuk keterangan tersebut yang biasa dia lakukan di Microsoft Word, Excel dan sejenisnya.
Namun, di ACCURATE, kita tidak bisa secara Langsung melakukan Copy Paste, dikarenakan pada saat kita klik mouse kanan di kotak Memo di bagian Tengah (misalkan di form Pembayaran Lain/Other Payment), yang muncul adalah kata-kata Baru/New-Ctrl+I dan Hapus/Delete-Ctrl+Del.
Tidak ada kata-kata “Copy” dan “Paste” yang biasanya ada saat kita klik mouse kanan di Microsoft Word, Excel dan sejenisnya.
Kemudian, bagaimana TRIK-nya?
TRIK-nya Sederhana sekali, yaitu:
(Saya ambil contoh di Form Pembayaran Lain/Other Payment)
1. Anda sorot/drag keterangan yang ada di kotak Memo bagian Atas, kemudian klik mouse bagian kanan, klik Copy.












2. Arahkan Mouse ke kotak Memo bagian Tengah, kemudian klik mouse kiri, sehingga muncul kedipan kursor dan tekan tombol Ctrl + V. secara bersamaan.

3. Otomatis keterangan di kotak Memo bagian Tengah adalah Sama dengan di kotak Memo bagian Atas, sehingga Anda tidak perlu repot-repot mengetik ulang untuk keterangan yang sama.












Demikian TRIK-nya, silahkan dicoba.
TRIK ini berlaku juga untuk Form Penerimaan Lain/Other Deposit, Bukti Jurnal Umum/Journal Voucher dan Pembiayaan Pesanan/Job Costing (di kotak Notes).

Menghapus kata-kata “Difilter berdasar/Filtered by” di setiap Laporan ACCURATE

Ada salah satu pengguna Accurate yang bertanya kepada saya via E-mail, “Bagaimana caranya untuk menghapus kata-kata “Difilter berdasar/Filtered by” di bagian atas dari setiap laporan di Accurate?”
Beliau merasa bahwa kata-kata tersebut membuat tampilan laporan menjadi tidak bagus.
Di Accurate, setiap kali kita melihat laporan apa saja, akan selalu muncul kata-kata “Difilter berdasar/Filtered by”.
Nah, apakah Rekan-rekan Pengguna Accurate tahu bagaimana Trik-nya untuk menghapus kata-kata tersebut?

TRIK-nya adalah sebagai berikut:
1. Di window “Formasi Laporan/Report Format” dari suatu Laporan/Report, Anda klik “Kepala-Kaki/Header-Footer”.

                                                          
2. Di bagian “Informasi Kepala/Header Information”, buanglah tanda centang (V) di kotak “Difilter berdasar/Filtered by”, kemudian klik OK

                                                                    
Accurate akan menampilkan laporan dengan tidak adanya kata “Difilter berdasar/Filtered by”.

Menampilkan Laporan Penjualan per Barang berdasarkan Kategori Barang

Ada salah seorang customer Accurate yang bertanya kepada saya via telepon, “Bagaimana caranya untuk menampilkan Laporan Penjualan per Barang berdasarkan Kategori Barang tiap-tiap bulan di Accurate?”
Customer ini yang bergerak di bidang retail mempunyai puluhan kategori barang yang diperdagangkan. Beliau ingin mengetahui besarnya penjualan masing-masing kategori barang setiap bulannya di Accurate.

Apakah Anda tahu bagaimana TRIK-nya?
Sebelum Anda bisa melihat laporan tersebut diatas, ada 2 (dua) hal yang harus Anda kerjakan terlebih dahulu, yaitu :
1. Meng-input jenis-jenis kategori barang di Accurate
2. Memetakan masing-masing barang sesuai dengan kategorinya.

Jika Anda TELAH melakukan kedua hal tersebut diatas, silahkan Anda langsung melihat TRIK di bagian B, untuk menyajikan laporan penjualan per barang berdasarkan kategori barang.
Jika Anda BELUM melakukan kedua hal tersebut diatas, silahkan Anda mempelajari caranya terlebih dahulu di bagian A.

A. Persiapan Awal Meng-input Jenis-jenis Kategori Barang
1. Meng-input jenis-jenis kategori barang di Accurate
a. Klik “Daftar/List”, sorot kata “Persediaan/Inventory”, geser ke kanan, sorot “Kategori Barang/Item Category” dan Double Klik/Enter

                                                                                                                                          
b. Klik “Baru/New” dan isikan nama kategori barang yang Anda jual, kemudian klik OK

       
                                                      
c. Jika Anda mempunyai lebih dari satu kategori barang dagangan, buatlah kategori barang yang baru dengan cara diatas.

2. Memetakan masing-masing barang sesuai dengan kategorinya
a. Klik “Daftar/List”, klik “Barang dan Jasa/Item”, sorot satu saja barang/item sebagai contoh dan Double Klik/Enter
b. Di kotak “Kategori/Category”, klik tanda panah kebawah dan sorotlah kategori yang sesuai dengan barang tersebut

           
                                                        
c. Lakukan hal tersebut diatas sampai semua barang dagangan telah terpetakan dengan kategori masing-masing.

B. Menyajikan Laporan Penjualan Barang berdasarkan Kategori Barang
a. Klik “Laporan/Report”, klik “Laporan Penjualan/Sales”, kemudian klik salah satu laporan sebagai contoh, misal “Ringkasan Penjualan per Barang/Sales by Item Summary”.

     
                                                               
b. Pilihlah periode tanggal laporan yang dikehendaki, kemudian klik “Filters”di sebelahnya.

                                                               
c. Cari kata-kata “Kategori Barang/Item Category”, sorot dan beri tanda centang pada kotak kategori barang mana yang mau Anda tampilkan dalam laporan di bagian tengah. Kemudian klik kata “Kustomisasi/Customize”.

 
                                                                                                                                       
d. Cari kata-kata “Kategori Barang/Item Category” dan beri centang di kotak sebelahnya dan klik kotak "OK".








 
                                                                      


ACCURATE akan menampilkan laporan penjualan barang berdasarkan kategori barang.

Agar Anda tidak berulang kali melakukan hal tersebut diatas setiap Anda ingin melihat laporan penjualan barang berdasarkan kategori barang, Anda dapat menyimpan format laporan tersebut.
Caranya adalah :
a. Di laporan “Ringkasan Penjualan per Barang/Sales by Item Summary”, Anda klik icon “Memorize”.

       
                                                            
b. Isilah kotak “Nama Laporan/Report Name” dengan nama “Laporan Penjualan Barang berdasarkan
Kategori Barang”(misalnya), kemudian klik kotak “Simpan/Save”.

           
                                                         
c. Setiap kali Anda ingin melihat laporan tersebut, Anda tidak perlu repot-repot melakukan bagian B di atas. Cukup Anda klik “Laporan/Report”, kemudian klik “Laporan Tersimpan/Memorized Reports” dan Anda pilih laporan yang baru Anda buat tadi.

d. Anda ganti periode tanggal yang dikehendaki dan klik OK.

Trik Menampilkan Total Kuantitas Barang di Form Surat Jalan / Delivery Order

Ada salah seorang pengguna ACCURATEyang bertanya kepada saya via E-mail, “Bagaimana caranya untuk mencetak total kuantitas barang di form Surat Jalan/Delivery Order di ACCURATE?”
Di ACCURATE, baik di layar maupun cetakan form Surat Jalan/Delivery Order, tidak terdapat keterangan yang menunjukkan total kuantitas barang.
Padahal customer ini yang bergerak di bidang perdagangan aksesoris handphone sangat membutuhkan hal tersebut untuk mengetahui berapa banyak barang yang dikirim ke toko-toko handphone.

Apakah Anda tahu bagaimana TRIK-nya?

TRIK-nya adalah:
Anda harus menampilkan kotak/keterangan total kuantitas barang di form Surat Jalan/Delivery Order di Accurate secara manual di awal saja.

A. Buatlah kotak yang berisi tulisan “Total Kuantitas/Total Quantity” terlebih dahulu, dengan cara :
1. Klik “Persiapan/Setup”, klik “Rancangan Formulir/Form Template”, sorot “Pengiriman Pesanan/Delivery Order” di bagian “Tipe Rancangan/Template Type”, kemudian double klik Delivery Order di bagian tengah atau form yang Anda inginkan untuk diubah.

                                                                                                                                      
2. Di windows Kolom Pilihan Rancangan Form/Form Template Field Selection, Anda klik kotak “Desain/Designer”.

                                                                                                                                               
3. Kemudian di windows Designer, arahkan cursor ke icon kotak bergambar kertas yang bila didekatkan oleh cursor akan muncul tulisan “insert rectangle object”.

4. Klik icon tersebut dan taruh/”drag”kan di bagian Surat Jalan/Delivery Order yang Anda kehendaki.

5. Akan muncul windows kecil “Text Editor”.dan ketikkan kata-kata “Total Kuantitas/Total Quantity” (sebagai contoh), kemudian klik tanda centang (V).

6. Klik icon kotak bergambar garis segiempat, jika Anda ingin membuat garis pada kotak “Total Kuantitas/Total Quantity” tadi.

7. Kemudian Anda klik “File”, kemudian klik “Save”.

B. Sekarang, Anda membuat kotak yang berisi Total Kuantitas/Total Quantity.
1. Lakukan cara yang sama dengan bagian A nomor 3 dan 4 diatas.

2. Klik kotak di bagian kiri atas yang bila didekatkan oleh cursor akan muncul tulisan “Insert Expression”

3. Kemudian klik kotak “Variable…” di dalam kotak "Expression Builder",

4. klik Folder “Invoice”, cari kata-kata “Total Quantity” di bagian tengah dan sorot, kemudian klik OK.

5. Klik OK lagi dan klik tanda centang (V).
6. Jika Anda ingin menambah garis, buatlah seperti bagian A nomor 6 diatas.
7. Anda klik kotak “Close” di bagian atas, klik kotak “Yes” di windows kecil “Confirm”.
8. Anda klik kotak “OK” di bagian kanan di windows “Kolom Pilihan Rancangan Form/Form Template Field Selection” dan Anda lihat hasilnya.